2019年9月25日，胡建锋（农业农村部南亚办）、刘国道（热科院/热作学会）、王廉（广州泛珠城市发展研究院）代表三方，商讨了2019年举办热博大会筹备会、2020年举办首届热博会形式、组委会组成、平台公司组建等。广州泛珠城市发展研究院、中国热作学会作为创始单位和知识产权拥有单位（中国热带农业科学院作为知识产权附议单位），具体经营由广州泛珠城市发展研究院负责牵头成立平台公司负责。

2019年10月11－12日，中国热带作物学会/中国热带农业科学院与广州泛珠城市发展研究院代表，就如何办好热博会讨论了三项工作：一是2019年热博会筹备会的召开形式及内容；二是2020年热博会的名称、主协办单位，以及如何办好热博会；三是考察拟作为永久会址的佛山市区环境及广东潭洲国际会展中心。

2019.10.11 热博会创始单位：广州泛珠城市发展研究院、中国热带作物学会及中国热带农业科学院合作交流座谈

2019.9.25 讨论举办热博会合影

左起：刘国道（热科院/热作学会）、胡建锋（农业农村部南亚办）、王廉（广州泛珠院）

2019.10.11 座谈后合影

左起：韩忠智 伍艳华 彭小慧 刘国道 王廉 杨礼富 陆海燕 陈之明